Le « Smart Office » se distingue des bureaux traditionnels en plaçant le bien-être et la qualité de vie au travail au cœur de son fonctionnement. En réinventant les espaces de travail, il intègre des technologies avancées comme les applications mobiles, les solutions IoT, des capteurs intelligents…
Ces innovations permettent de créer un environnement de travail plus interactif et adapté aux besoins des collaborateurs, contribuant ainsi à une expérience professionnelle améliorée et plus fluide.
À travers notre dossier d’aujourd’hui, essayons de comprendre comment le Smart Office est progressivement devenu un acteur clé du bien-être au travail.
Qu’est-ce qu’un Smart Office ?
Le Smart Office, ou « bureau intelligent », transforme l’espace de travail en un environnement connecté et moderne. Grâce à des technologies avancées telles que des applications mobiles et des capteurs intelligents, il répond aux besoins spécifiques des collaborateurs, facilitant ainsi leur quotidien. Ce modèle vise à optimiser la gestion des espaces de travail, améliorer la productivité, et simplifier l’accès au bureau.
Au-delà de ces objectifs opérationnels, la digitalisation des espaces de travail contribue également à renforcer la marque employeur de toute entreprise.
En offrant des services numériques et adaptés aux attentes des employés, le Smart Office devient un véritable levier pour attirer et retenir les talents, tout en créant une atmosphère de travail plus agréable et flexible.
Les motivations à intégrer ce type de technologie sont multiples, mais elles partagent un même but : créer un cadre de travail plus efficace et attractif.
Réaménagement et réagencement innovants des espaces de travail
Les solutions de réservation et les objets connectés offrent une visibilité accrue sur l’utilisation des espaces de travail, permettant ainsi une gestion plus optimisée des bureaux. En observant les tendances d’occupation, l’entreprise peut ajuster son aménagement en fonction des périodes de forte affluence et des périodes plus calmes. Cela permet d’identifier les moments où les espaces sont sous-utilisés, et ainsi d’adopter des stratégies de Flex office plus adaptées aux besoins réels.
Ces outils facilitent également l’évaluation du taux d’occupation moyen, tout en fournissant des données cruciales sur le nombre de collaborateurs présents à tout moment.
En anticipant l’évolution des effectifs, l’entreprise peut ajuster la taille de ses espaces et de ses équipements. Ce suivi constant des indicateurs d’utilisation permet de prendre des décisions éclairées pour une gestion optimale de l’espace de travail et une meilleure utilisation des ressources disponibles.
Échange, communication et partage d’informations
Le partage d’informations au sein d’une entreprise doit être bien structuré, afin que chaque message atteigne les bonnes personnes au moment opportun. Les informations stratégiques sensibles doivent être communiquées en priorité aux managers avant d’être partagées avec leurs équipes. Quant aux événements ouverts ou les informations moins confidentielles, il est crucial que tous les collaborateurs y aient accès.
Une manière efficace de garantir cette diffusion est d’installer des écrans dans des zones de passage fréquentes comme les halls d’entrée ou près des ascenseurs. Cela permet d’afficher les messages à toute personne circulant dans ces espaces.
Par ailleurs, pour les entreprises disposant d’un intranet ou d’une application mobile, ces canaux numériques représentent un excellent moyen de partager l’information rapidement et de manière centralisée, en assurant une communication fluide et accessible à tous.
Une organisation optimisée via la réservation d’espaces de travail
En centralisant la gestion de ces réservations, un tel outil offre une solution simple pour éviter ces désagréments et fait gagner un temps précieux à tous les collaborateurs. Grâce à un système de réservation accessible à tous, il devient possible d’organiser ses besoins en amont.
Prenons l’exemple des salles de réunion où il est possible d’installer des tablettes à l’entrée, permettant ainsi de consulter leur disponibilité en temps réel ou de réserver directement sur place. Cela simplifie grandement l’organisation et réduit les conflits d’utilisation des espaces.
Les outils de réservation digitaux, permettant de réserver une salle de réunion, une place de parking ou encore une table à la cafétéria, sont des pratiques qui deviennent de plus en plus courantes.
Ces solutions répondent à une nécessité émergente, puisque de nombreuses personnes ont déjà été confrontées à la frustration de ne pas trouver une salle de réunion libre lors d’une rencontre importante, ou de devoir attendre plusieurs minutes à la cafétéria qu’une place se libère.
Des bâtiments moins énergivores et plus performants ?
Pour répondre aux enjeux environnementaux et optimiser l’efficacité énergétique, de nombreux dirigeants ont choisi d’aménager des bâtiments intelligents lors du déménagement de leur entreprise. Le concept de Smart office permet ainsi de réduire la consommation d’énergie tout en offrant un cadre de travail moderne.
L’intégration de technologies, comme les objets connectés, joue un rôle clé dans cette transformation.
La simple installation de détecteurs de présence permet par exemple de réguler automatiquement l’éclairage, le chauffage et la climatisation suivant l’occupation des espaces.
Cela permet de rendre le bâtiment moins énergivore et de réaliser des économies substantielles au niveau des coûts liés à l’énergie, tout en participant à la préservation de l’environnement.