Les réunions ont évolué pour devenir plus adaptées à notre ère et aux besoins de l’entreprise moderne. Les réunions traditionnelles étaient exclusivement limitées au périmètre de l’entreprise et aux murs des bureaux, totalement le contraire de ce qui se fait de nos jours !
En effet, les réunions d’aujourd’hui se tiennent dans divers espaces, une opportunité de s’ouvrir et de favoriser la productivité et davantage de créativité. D’où, le choix du lieu qui devient essentiel, quant à l’atteinte des objectifs de l’entreprise.
Entre une ambiance calme et formelle, un cadre qui favorise la concentration, ou plutôt un cadre informel stimulant l’innovation et se tenant hors des murs de l’établissement.
L’objectif de la réunion joue également un rôle important dans la sélection de l’espace correspondant à la dynamique recherchée. Il faudra toujours tenir compte de la maximisation du taux d’engagement des participants et de l’atteinte des résultats. Un lieu de réunion bien choisi stimule systématiquement une collaboration positive et enlève le caractère monotone, généralement omniprésent.
Entre le choix d’un espace stimulant, d’un bon équipement ou d’un cadre agréable, nous ferons le tour des critères à prendre en compte pour le choix d’une salle de réunion optimale.
Commencer par les équipements et l’infrastructure ?
Le matériel mis à disposition dans toute salle de réunion occupe une place essentielle dans la stimulation des échanges entre l’ensemble des collaborateurs. Il est essentiel de garantir l’équipement nécessaire de répondre aux besoins spécifiques de tous types de réunions.
Un projecteur de qualité représente une des conditions inhérentes à une salle propice à des échanges percutants, à travers des présentations visuelles de haute qualité, un tableau blanc interactif pour favoriser une capture d’idées en temps réel.
Des écrans de présentation peuvent notamment être utilisés pour visualiser et partager des informations pertinentes.
Si la salle propose un espace relativement grand et un cadre spacieux, n’oubliez pas de vérifier le système de sonorisation afin de garantir une qualité parfaite de son pour chaque participant ; quelle que soit sa place. Ce dernier doit pouvoir entendre tous les propos de la réunion sans faire d’effort supplémentaire.
En effet, ces technologies qui équipent les salles font la différence en :
- Favorisant une communication fluide
- Renforçant l’impact des présentations
- Facilitant la diffusion des idées
Bien évidemment, il ne faut pas omettre le facteur connexion Internet qui doit assurer un accès fiable aux ressources en ligne, une communication rapide via des outils collaboratifs et une consultation des données en temps réel. D’où des réunions avec le minimum d’interruptions et une productivité accrue.
L’importance de la disponibilité et de la flexibilité des horaires
Dans le monde du travail moderne, la flexibilité des horaires est un des éléments clé. En effet, il faudra choisir une salle de réunion qui s’adapte avec la répartition des équipes sur différents fuseaux horaires. De nouvelles pratiques sur lesquelles doivent s’ajouter des salles modulables disponibles et à toute heure. Sans oublier, l’équipement en système de visioconférence incluant les collaborateurs en distancie et assurant la synchronisation des équipes.
Autre élément, la gestion des horaires d’ouverture et de fermeture qu’il faudra prendre en considération. Mais également, le choix de lieu offrant des horaires étendus qui réduisent les contraintes logistiques et évitent les conflits d’agenda.
Avant de confirmer la réservation, assurez-vous que de la disponibilité de la salle ainsi que de la liberté des dates et des heures souhaitées.
Pendant les périodes de forte demande telles que les événements d’entreprise ou la fin d’année, il faudra anticiper la planification, réserver bien en avance et s’assurer que la salle de réunion pourra accueillir l’ensemble de vos participants.
La configuration et l’agencement de la salle que vous visez ?
Disposer d’une salle de réunion est une chose, mais l’aménager et l’agencer correctement en est une autre !
Une configuration adaptée aux exigences de chaque réunion, qu’il s’agisse d’un séminaire, d’une conférence ou d’un événement, joue un rôle primordial au niveau de l’efficacité des échanges et de l’engagement des participants. L’agencement de l’espace intérieur ayant une grande influence sur la productivité comme sur l’atmosphère de la réunion.
Évaluez avec précision la disposition de la salle et son adaptation à vos besoins. S’assurer d’offrir une flexibilité suffisante pour l’intégration d’activités interactives ou de travaux en sous-groupes.
L’optimisation de l’organisation favorisera la circulation d’idées, l’implication active dans les discussions et l’animation des interactions entre participants.
Chaque réunion possède ses exigences particulières en termes de configuration. Qu’il s’agisse de présentations, d’ateliers pratiques ou de discussions, la salle doit être assez modulable, permettant l’ajustement d’espace selon les objectifs afin de maximiser les résultats de tout événement de ce genre.
Les plus courants et les plus célèbres sont les agencements en « U », la disposition en théâtre, celle en cercle ou encore celle en forme rectangulaire. Des configurations diversifiées qui s’adaptent à tous types d’échanges, avec la garantie d’une expérience optimisée pour l’ensemble des participants.
L’allocation du budget
L’évaluation des besoins spécifiques
Identifiez clairement vos besoins avant le démarrage de vos recherches, à savoir, la taille de la salle, le nombre de participants, les services de restauration, les équipements audiovisuels, les activités prévues… L’ensemble de ces éléments possède une influence directe sur le coût total et doit être pris en compte pour être toujours cohérent avec le budget fixé.
La prise en compte des variations de prix
Les tarifs de location varient selon la réputation de l’établissement et la localisation géographique. Au niveau des grandes villes et plus précisément les quartiers prestigieux, les tarifs seront bien plus élevés. En comparant différentes zones, vous pourrez trouver quelque en adéquation avec votre budget et ainsi ajuster votre choix par rapport à vos priorités.
La comparaison pour un meilleur choix
Après avoir présélectionné et préparé votre liste de salles, exigez des devis détaillés. Prenez le temps de comparer les offres, les services inclus et le tarif de la facture finale afin de trouver le rapport qualité/prix parfait. Ne vous concentrez pas uniquement sur le coût puisque la qualité du matériel et des installations est tout aussi importante pour réussir votre réunion.
La définition d’un budget réaliste
Lorsque vous recherchez un espace de coworking ou une salle de réunion, il est de mise de se fixer un budget. Un portefeuille bien défini affinera davantage votre recherche pour trouver la salle qui répond à l’ensemble de vos attentes tout en respectant vos limites financières. Cela permet de garantir un bon équilibre entre la maîtrise des coûts et la qualité du pack de services.