Le Flex office, également connu sous le nom de « desk sharing » ou « bureau flexible », est une approche de gestion des espaces de travail où les employés n’ont pas de bureau attitré. Au lieu de cela, ils ont la possibilité de choisir librement leur espace de travail en fonction de leurs besoins quotidiens. Cette méthode permet à plusieurs employés de partager un même espace de travail, souvent équipé de postes de travail flexibles tels que des bureaux non assignés, des espaces de travail collaboratifs, des salles de réunion ou même des espaces de détente.
Justworking vous livre les conseils nécessaires pour réussir la mise en place de vos bureaux flexibles !
Qu’est-ce qu’un Flex office ou un bureau flexible ?
Au fil des années, le travail en dehors du bureau est devenu courant, entraînant une réévaluation de l’organisation de nos espaces de travail. Le Flex office répond à ce besoin en proposant une gestion flexible des bureaux, partagés entre les collaborateurs pour optimiser leur utilisation. Cette rotation intelligente vise à éviter les bureaux vides, source de frustration, de dépenses inutiles et de gaspillage énergétique. Cependant, ce changement majeur pose des défis. Traditionnellement, le bureau était un espace personnalisé où les employés exprimaient leur identité. Le passage à ce nouveau mode de travail implique un détachement de cette individualisation au profit du partage, ce qui peut être difficile pour certains. Cela nécessite une adaptation culturelle et organisationnelle pour réussir cette transition en douceur.
Le Flex office ou bureau flexible, va au-delà du simple changement de bureau. Il redéfinit les espaces de travail pour les rendre accessibles à l’ensemble des employés tout en optimisant le taux d’occupation des bureaux. Il répond aux besoins des professionnels nomades, nous en citons comme exemple les commerciaux itinérants, et ce, en offrant une alternative engageante pour les travailleurs mobiles.
Quels sont les enjeux de la mise en place du Flex office ?
Les enjeux du flex office sont multiples :
- Optimisation des ressources : Le flex office permet aux entreprises d’optimiser l’utilisation de leurs espaces de travail en réduisant le nombre de bureaux fixes attribués à des employés spécifiques. Cela peut se traduire par des économies importantes en termes de coûts immobiliers.
- Flexibilité et agilité : Les employés ont la liberté de choisir l’espace qui convient le mieux à leurs besoins quotidiens, en fonction de leurs tâches et de leurs préférences. Cela favorise la flexibilité et l’agilité dans l’organisation du travail.
- Promotion de la collaboration : En encourageant le partage d’espaces de travail, le flex office favorise la collaboration entre les employés de différents services ou équipes. Les interactions informelles peuvent stimuler l’innovation et renforcer le sentiment d’appartenance à une communauté de travail.
- Adaptation au télétravail : Le flex office s’adapte parfaitement aux modes de travail hybrides, où les employés alternent entre le travail au bureau et le travail à domicile. Il offre une solution flexible pour les jours où les employés choisissent de travailler sur site.
- Amélioration de l’expérience de l’employé : En offrant aux employés la liberté de choisir leur espace de travail et en favorisant un environnement de travail collaboratif, le flex office peut améliorer l’expérience globale des employés et contribuer à leur bien-être au travail.
Fonctionnement et application au quotidien ?
L’approche se base sur un principe clé, celui de la mobilité. D’où, l’éloignement petit à petit d’une hiérarchie verticale liée au système des bureaux attitrés.
Dans ce contexte, nos espaces de coworking Vincennes, coworking Montreuil, coworking Paris, coworking Nogent, coworking Fontenay, coworking joint-ville, coworking Charenton, coworking Paris 12, coworking Saint-Mandé ; jouent un rôle clé dans cette transition.
En France, le flex office peut initialement perturber en raison de la forte tradition des bureaux attitrés et de la hiérarchie verticale. Néanmoins, les utilisateurs découvrent rapidement les bénéfices de cette flexibilité.
Le concept est simple ; chaque individu sélectionne son espace de travail selon ses besoins, avec la possibilité de le modifier à sa guise.
Afin d’éviter les conflits de disponibilité, la mise en place d’un système de réservation de salles peut être envisagée.
Cette transition reflète un changement culturel significatif, où la liberté de choix remplace la tradition de l’attribution de bureaux fixes. Cela favorise une approche plus collaborative et agile du travail, tout en permettant une meilleure utilisation des espaces de bureau.
Malgré les défis initiaux, le flex office offre une solution adaptée aux besoins changeants des employés et des entreprises, favorisant ainsi l’efficacité et la satisfaction au travail.
Voici la vision de Justworking !
Pour créer un environnement de travail dynamique, plusieurs approches peuvent être adoptées, voici la nôtre en 3 points :
- Le bureau libre ou flex working : Chaque espace de travail collaboratif est aménagé de manière à favoriser la concentration et les échanges. Les employés sont libres de choisir l’endroit qui leur convient le mieux, que ce soit un espace de coworking ou un « fastlab », pour travailler selon leurs préférences.
- Le bureau partagé ou desk sharing : En partageant les bureaux avec plusieurs employés, cette méthode encourage la collaboration, les échanges, l’esprit d’équipe et les interactions sociales, tout en évitant l’isolement.
- L’espace de travail dédié ou « Activity Based Working » : En offrant des espaces de travail cloisonnés ou individuels, les collaborateurs peuvent choisir un espace adapté à leurs besoins et missions du moment, que ce soit pour téléphoner, travailler en équipe dans un espace de coworking, ou tenir une réunion dans une salle dédiée.
Pourquoi ce mode de travail ?
Ce nouveau mode de travail des bureaux flexibles offre de nombreux avantages pour les collaborateurs comme pour les entreprises, nous en citons :
- Amélioration de la productivité : En répondant aux besoins fluctuants des professionnels, ce qui leur permet de gagner du temps et de l’énergie tout en bénéficiant de conditions de travail optimales.
- Amélioration du bien-être au travail : En proposant une solution dynamique qui motive les employés et réduit l’ennui associé à un bureau fixe.
- Rentabilité des locaux : En limitant les bureaux vacants et en ajustant la taille du bâtiment à l’utilisation réelle.
- Recrutement facilité des nouvelles générations : Les jeunes en quête de flexibilité sont attirés par cette approche.
- Réduction de l’impact environnemental : En limitant les espaces de travail, réduisant ainsi les dépenses énergétiques (chauffage, climatisation, électricité…) et les émissions de carbone liées aux trajets quotidiens.
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