Option devenu populaire pour plusieurs entreprises et travailleurs indépendants, les espaces de travail collaboratif modifient radicalement les méthodes de travail, mais il faut savoir choisir les bons !
Justworking répond à vos attentes et décide de vous offrir une variété de services et une prestation de coworking des plus complètes. Nous vous montrons les points clés à retenir lors d’une relation contractuelle qui formalise la location de ce type d’espace de travail. Comment rédiger ce document juridique en établissant les responsabilités de chaque partie ? Comment protéger les droits de chacun ? Voici un guide pratique à la fois pour le prestataire de services et pour le client.
Identifier les parties concernées
Dans la première partie du contrat, il est impératif d’identifier d’une manière claire les parties impliquées. Mentionnez la totalité des coordonnées du prestataire détenant l’espace de coworking ainsi que celles du client. Cela comprend le nom, l’adresse, le numéro de téléphone, l’e-mail…
Définir les services offerts
La deuxième partie du contrat doit préciser la liste des services qui sera fournie au client. Cela peut inclure l’utilisation de certaines installations telles que les salles de réunion, les espaces communs ou aménagés pour certaines occasions, l’accès à Internet, l’accès à un espace de travail partagé…
Soyez précis dans la description des services, packs ou prestations afin d’éviter toute confusion ultérieure.
Durée et modalités de paiement
Précisez la durée du contrat de coworking, qu’il s’agisse d’une période spécifique (six mois, un an ou autres) ou d’un à durée indéterminée avec un préavis de résiliation.
Il faut également indiquer les modalités de paiement, le montant du loyer, la fréquence des paiements (mensuelle, trimestrielle, annuelle…), sans oublier les modes de paiement qui sont acceptés, soit le chèque, la carte de crédit ou encore le virement bancaire.
Obligations et responsabilités des parties
Cette étape est cruciale dans l’établissement des responsabilités et des obligations de chaque partie. Le prestataire de services de coworking doit garantir un environnement de travail sûr et sécurisé, mais également des équipements modernes et fonctionnels. Le client, de son côté, doit respecter le règlement interne de l’espace de coworking, traiter les autres collaborateurs, travailleurs et occupants avec respect et ne pas perturber l’atmosphère et l’ambiance de travail existante.
Confidentialité et protection des données
En raison de la nature collaborative et participative du coworking, il est essentiel d’inclure une clause sur la protection des données et la confidentialité des informations dans le contrat. Cela garantit que les données confidentielles, partagées par les clients ou par les autres travailleurs présents dans l’espace de coworking, soient traitées d’une manière hautement sécurisée, en étant constamment protégées.
Résiliation du contrat
Les conditions de résiliation du contrat doivent, bien évidemment, être définies au préalable, notamment les motifs légitimes et les fautes graves pour lesquels le contrat peut être résilié par l’une des deux parties.
Définissez aussi la durée du préavis nécessaire après laquelle il faudra mettre fin au contrat.
Bref ;
Représentant un des points primordiaux de la gestion d’un espace de coworking, la rédaction du contrat de coworking avec un client fournit la base juridique de cet engagement entre les deux parties.
Ainsi, ce document officiel régit la relation entre le prestataire de services et son client, établit les droits de chacun et dicte leurs responsabilités.
Ce guide pratique vous résume toutes les étapes de cette démarche, afin de protéger au mieux les intérêts des parties concernées.
Pour reprendre les éléments essentiels que doit comprendre un contrat de prestation de services :
- L’identité des 2 parties et leurs coordonnées
- La durée du service et Les tarifs
- Les conditions de paiement
- L’objet de la prestation pour laquelle les parties s’engagent
- La nature des espaces de travail affectés (espaces partagés ou espaces privatifs)
- Les obligations respectives et les sanctions
- La description des services
Bien évidemment, d’autres éléments à caractère non obligatoire peuvent être ajoutés, nous pouvons citer comme exemple : les clauses de confidentialité !